Це реклама
Дивлячись на робочий стіл колеги, часто бачиш справжній канцелярський магазин. Десятки ручок, стопки блокнотів, гірки скріпок різних кольорів. Здається, що чим більше канцтоварів, тим продуктивніше працюєш. Насправді все навпаки. Компанія “7 офіс” поділилась із нами списком, товарів які є дійсно необхідними.
Як організувати робоче місце правильно
Якщо узагальнити, то правила є такими:
- дотримуйтеся принципу мінімалізму;
- використовуйте якісні канцтовари, які потрібні для вашої діяльності;
- дбайте про організованість та порядок.
Розгляньмо ці поради детальніше.
Мінімалізм — запорука ефективності
Психологи довели: захаращене робоче місце знижує концентрацію на 40%. Мозок витрачає енергію на обробку зайвої візуальної інформації замість зосередження на завданнях. Тому перший крок до продуктивності — позбутися непотрібного.
На столі повинно лежати тільки те, що використовується щодня. Все інше — у шухляди або на полицю.
Базовий набір для 90% завдань
Більшість офісних завдань можна виконати з мінімальним набором канцтоварів. Це знижує витрати компанії та економить час на пошуки потрібного предмета. Тож вам потрібні:
- Якісні ручки. Краще купити хорошу ручку за 80 гривень, яка служитиме рік, ніж щомісяця змінювати дешеві за 10.
- Олівець простий та гумка. Навіть в епоху цифрових технологій олівець незамінний для швидких нотаток та схем. Механічний олівець зручніший за звичайний — не потребує заточування.
- Блокнот А5 — оптимальний розмір для нотаток. Не занадто великий, щоб займати багато місця, не занадто малий, щоб було незручно писати.
Організація простору
Стікери — справжні помічники у плануванні. Але не купуйте всі кольори веселки. Достатньо трьох: наприклад, жовтий для звичайних нотаток, червоний для термінових завдань, зелений для виконаних. Система працює, коли вона проста.
Скріпки та канцелярські кнопки тримайте в окремих коробочках. Один магнітний тримач на столі розв’язати проблему розкиданих скріпок назавжди.
Папка-реєстратор для поточних документів. Не п’ять різнокольорових, а одна для всіх активних справ. Архівні документи зберігайте окремо.
Персональні потреби
Кожна професія має свої особливості. Дизайнеру потрібні кольорові олівці, бухгалтеру — червона ручка для правок. Але навіть специфічні канцтовари варто обмежити необхідним мінімумом.
Проаналізуйте, які предмети використовуєте щодня, які — раз на тиждень, а які лежать місяцями. Щоденні залишайте на столі, тижневі — у ящику, рідковживані — на полиці або у спільному доступі.
Зберігання та порядок
Кожен предмет має своє місце. Підставка для ручок, лотки для паперів, коробочки для дрібниць. Коли все лежить на своїх місцях, не витрачаєте час на пошуки.
Раз на тиждень робіть “канцелярську інвентаризацію”. Викидайте порожні ручки, засохлі коректори, зім’яті папери. Підтримувати порядок легше, ніж потім розгрібати завали.
Економія часу та грошей
Мінімальний набір канцтоварів економить не тільки гроші компанії, але й ваш час. Менше часу на пошуки потрібного, менше рішень про те, якою ручкою писати. Мозок зосереджується на важливому.
Правильно організоване робоче місце підвищує продуктивність на 25-30%. Це простий та доступний спосіб покращити робочі результати без додаткових витрат.
